Astala Isännöinti Oy
Tietosuojaperiaatteet asiakkuuksien hoidossa
25.5.2018
Yleistä
Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin liittyviä henkilötietoa. Henkilötietojen käsittelystä on sovittu kunkin asiakkaan kanssa erillisellä tietosuojaliitteellä. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Tietojen käsittelyn peruste
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua.
Rekisterit ja käytettävät tietojärjestelmät
Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä:
- Osakeluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista
- Lakisääteiset tiedot kuten omistajan nimi ja postiosoite, syntymäaika sekä muun
huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi
- Kunnossapito- ja muutostyörekisteri
- osakkaan nimi ja postiosoite
- sähköpostisoite
- puhelinnumero
- yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot,
- urakoitsijan ja muiden mahdollisten osapuolten nimet ja yhteystiedot
- Asukasrekisteri
- huoneiston tiedot
- etu- ja sukunimet
- syntymäaika
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisään- ja poismuuttoajankohdat
- vikailmoituksissa ilmoittajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
- isännöitsijäntodistus ja lainaosuuslaskelmatilaustieto laskutusta varten
- Autopaikkarekisteri
- sukunimi, etunimi
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
- Pesutupa-, saunavuoro- ja muut vastaavat rekisterit (huoltoyhtiö ylläpitää, isännöinti laskuttaa)
- sukunimi, etunimi
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
- Hallitusten, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien henkilö- ja yhteystiedot
- sukunimi, etunimi,
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
- tehtävänimike / rooli
- Siivoojien ja talonmiesten henkilö- ja yhteystiedot
- Avainhallintarekisterit (lukkoliike ylläpitää)
- Vastike- ja vuokrareskontra
- Taloyhtiökotisivut
Tämän lisäksi isännöintiyritys ylläpitää rekisteristerinpitäjänä asiakasrekisteriä asiakkuuksistaan.
Käytämme tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ohella pääasiassa Domus- taloushallinto- ja kiinteistönhallintajärjestelmää sekä M-Files tiedonhallintajärjestelmää henkilötietojen ylläpitoon. Palkkionlaskenta tehdään Tellus-järjestelmällä. Yrityksellä on käytössään huoneistotieto.fi on joka Astala Isännöinti Oy:n taloyhtiöille tarjoama kotisivupalvelu.
Tietojen kerääminen
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä tai myöhemmin taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä.
Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) kertyy internetsivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Internet-sivujen kautta voi tehdä erilaisia ilmoituksia tai tilata dokumentteja kuten isännöitsijäntodistuksen tai todistuksen asumisesta.
Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tarvittaessa tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön ja isännöintiyrityksen käyttämille palveluntarjoajille, kuten tekniselle isännöinnille, huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön. Tietoja siirretään yrityksen käyttämien palveluntuottajien tietojärjestelmiin. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU-alueen ulkopuolelle.
Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet
Isännöintiyrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietoturvaohje. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan.
Tietojen sijainti
Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajien palvelimilla, toimiston omilla palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla. Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme ja toimiston arkistossa. Toimistoon ei pääse ilman että joku henkilökuntaan kuuluva ottaa vastaan ja arkisto on asianmukaisesti lukittu. Asiakkaiden asiakirja-aineistoja voi sijata asiakkaiden omissa tiloissa ja vastuulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis- rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä toimitusjohtaja Jaakko Nymaniin. Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@astala.fi